Suunnittele hyvä kokous

02/2008

Kokouksesta muodostuu onnistunut ja tehokas, kun tarkoitus on selvä, ennen päätöstentekoa on saatu riittävästi informaatiota ja pysytään aikataulun raameissa. Yksinkertaista! Mutta totta?

Yrittäjä Anne Ellällä Laitilasta on vankka yhdistystoimintatausta. Hänen mielestään kokoustekniikan tunteminen kuuluu yleissivistykseen. Myöhästelijöitä ei odoteta. Lähteväthän junatkin tiettyyn aikaan.

- Puheenjohtajan rooli on kova haaste. Mutta tukena on tarkat säännöt, joita noudattaa. Jos on nössö, jyyrääjiä nousee. Silloin voi ehdottaa itseään puheenjohtajaksi, tai yrittää tukea johtajaa paikkaa viemättä, Ellä sanoo.

Kutsun mukana tulevasta esityslistasta selviää tarkoitus ja tavoitteet. Ellä muistuttaa, että kaikkea materiaalia ei voi lähettää kotiin. – On arkaluontoista tietoa, jota ei saa viedä kokouspaikan ulkopuolelle.

Tieto päätöksen pohjana

Toimitusjohtaja Pirjo Liitola on Maskun kunnanhallituksen puheenjohtaja. Hän korostaa riittävän pohjatiedon merkitystä:

- Päätöksenteko on informaatiosta kiinni. Tieto ehkäisee uusia ja turhia kokouksia. Päätöksiä on voitava tehdä hyvällä omallatunnolla.

Niin Ellä kuin Liitola kannustavat puheenjohtajaa pitämään tilanteen hallussaan. – Jaa puheenvuorot, keskeytä löpisijät ystävällisesti. Ihmettelyt hoidetaan kokouksen ulkopuolella, etteivät muut turhaudu, Liitola kertaa.

-Viimeinen keino on ajaa häirikkö ulos, Ellä toteaa ja jatkaa, että tilanne on purettava jälkeenpäin mölisijän kanssa.

Konkarit muistuttavat, että vaikka rajat olisivat tiukat, ne eivät estä asiallista keskustelua.

Häiriköt kuriin

Moni aktiivi on ihastunut väkertämiinsä Power Point-esityksiin. Visuaalinen esitys puoltaa Liitolan mielestä paikkaansa, jos kuva todella selkiyttää aihetta.

- Jonkin hierarkian esittelyn yhteydessä se on hyvä. Tai jos asioiden keskinäinen yhteys näkyy selvemmin, hän pohtii.

Kokousköörin pahimpia kauhuja on besserwisser, johon yhdistyy moottoriturpa-ominaisuus. – Ole todella kiinnostunut hänestä hetki, ja ohita tyyppi sitten. Kehu sekunti, että olipa mielenkiintoista. Kisailu ei tämän tyypin kanssa onnistu, ryöstää vain aikaa, Liitola neuvoo.

Supattelijoihin tehoaa nuijankopautus tai huomautus. Maan hiljaisista irtoaa kommentti suoraan nimellä kysyen. Kelloa vahtii puheenjohtaja, joka tarkistaa välillä sen, että sihteeri pysyy kärryillä.

Äärimmäisessä tapauksessa huonosti hoidetusta kokouksesta voi poistua. Liitola kehottaa huomauttamaan ensin työjärjestyksestä.

- Olen joutunut tekemään niin. Poistuminen on viimeinen keino. Se sisältää riskin, ettet saa omaa asiaasi läpi.

Ellä ja Liitola järjestäisivät kahvit ennen kokousta. Tilaisuuden aikana vesi riittää, mutta pitkäksi arvioitua kokousta piristää hedelmätarjoilu. Jos alkoholia tarjotaan ollenkaan, niin vasta jälkikäteen.

- Työpäivän jälkeen on nälkä. Ei nisulinjalle vaan voileipää, Liitola vinkkaa.
Anna-Silja Suutarinen