Kansainvälisillä markkinoilla toimivan yrityksen tulee tunnistaa sopimuskumppaninsa ja tarkistaa tämän taustat. Potentiaalisen sopimuskumppanin taustojen selvittelyyn on syytä varautua riittävän ajoissa, käytännössä esimerkiksi jo ennen sopimusneuvottelujen käynnistämistä. Hyvän lopputuloksen saavuttaminen edellyttää usein sitä, että yritys on osannut valita sopimuskumppanikseen tahon, joka kykenee täyttämään omat velvollisuutensa.

Sopimuskumppani tulee voida yksilöidä. Ulkomaisesta yritysasiakkaasta on tarpeen etukäteen selvittää mm. virallinen toiminimi ja tunniste. Yrityksen tunnisteella, joka vastaa Suomen yritys- ja yhteisötunnistetta eli y-tunnusta, voidaan yksilöidä se taho, jonka kanssa sopimussuhde on syntynyt. Yrityksen osalta on hyvä olla selvillä myös siitä, minkälainen yhtiömuoto on kyseessä ja kuka tai mikä taho viime kädessä vastaa yhtiön velvoitteista. Mahdollisella henkilökohtaisella vastuulla saattaa olla huomattava merkitys tilanteessa, jossa sopimuskumppani ajautuu taloudellisiin tai muihin vaikeuksiin sopimusvelvoitteita täyttäessään. Varsinkin väärä luulo tai kuvitelma vastuusuhteista voi tuottaa myöhemmin ikäviä yllätyksiä.

Patentti- ja rekisterihallitus tarjoaa Suomessa ns. EBR-palvelua, jonka avulla on saatavissa virallisia rekisteritietoja yli 20 Euroopan maan kaupparekistereistä. Perustiedoilla sopimuskumppani on yksilöitävissä ja lisäksi monista maista on saatavilla myös yrityksen edustajien, kuten hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajien tiedot sekä myös tilinpäätöstietoja. Palvelu on maksullinen ja lisätietoja löytyy mm. osoitteesta www.prh.fi.

Luottotietojen hankkiminen ennen sopimuksen tekemistä ja niiden seuraaminen sopimussuhteen aikana säästää yrityksen monilta riskeiltä. Kansainvälisissä toiminnoissa sopimuskumppanin taloudellinen tila kannattaa selvittää hyvissä ajoin, sillä jo pelkkä tarjous- ja neuvotteluvaihe voi merkitä oleellisia kustannuksia. Hyvältä näyttävillä luottotiedoillakaan ei välttämättä kokonaan selvitä riskeiltä, mutta usein ainakin jo selvästi maksukyvyttömät ja varattomat asiakasehdokkaat voidaan torjua.

Sopimuskumppanin taloudellista asemaa ja muuta tilannetta on seurattava myös sopimussuhteen aikana. Yleisesti on tiedossa, että suuri osa luottotappioista tuleekin juuri vanhojen asiakkaiden kanssa käytävästä kaupasta. Pitkäaikainen liikesuhdekaan ei siis anna mahdollisuutta ohittaa tietojen tarkistamista.

EU-sisäkaupassa on jo pitkään ollut välttämätöntä kauppakumppanin yksilöivän arvonlisäverotunnisteen selvittäminen ja sen voimassaolon tarkistaminen. Tunnisteen voimassaolon voi tarkistaa Internetissä, mutta tunnistetta ei voi hakea Internetistä kauppakumppanin nimellä. Myös tämän tunnisteen voimassaoloa ja mahdollisuutta käydä kauppaa lisäämättä arvonlisäveroa hintaan on seurattava liikesuhteen jatkuessa.

Sopimuskumppanin lähettäessä tiedotteita mm. yritysjärjestelyihin ja nimenmuutoksiin liittyen kannattaa selvittää ja varmistaa, mikä merkitys muutoksella on olemassa oleviin vastuihin ja tulevaisuudessa mahdollisesti tehtäviin liiketoimiin. Käytännön kokemuksen mukaan on varsin tavanomaista, että järjestely on ymmärrettävissä vain nimenmuutokseksi, vaikka se todellisuudessa tarkoittaakin kokonaan uuden juridisen henkilön perustamista ja tulemista sopimuskumppaniksi myöhemmissä toimituksissa.

Marja-Riitta Seulu
Asianajotoimisto Bützow Oy