Julkaistu 03.02.2015 | Y-lehti | 0

Laatujärjestelmä - edelleen hyödyntämätön mahdollisuus?

Taustaksi
Vuonna 1987 julkaistiin laatujärjestelmästandardiperhe ISO 9001. Siitä lähtien on laatujärjestelmiä rakennettu yrityksiin varsin runsaasti. Vaikka tarkoitus oli alun perin hyvä, ei lopputulos ole ollut kovinkaan onnistunut. Siihen on vaikuttanut ainakin seuraavat seikat:

•Yrityksissä ei ymmärretä, että standardin teksti on yleisellä tasolla
Laatujärjestelmästandardin teksti on tarkoitettu kaikille toimialoille, mikä tekee siitä vaikeasti sovellettavan. Vaaditaan siis taitoa aidosti ymmärtää standardin tekstin sisältö ja tulkita se myös oikein.

•Laatujärjestelmää ei osata hyödyntää johtamisen välineenä
Laatujärjestelmä toimii parhaimmillaan yrityksen johtamisjärjestelmänä ja auttaa yritystä hallitsemaan omaa yritystoimintaa. Monien mielestä rakennetut järjestelmät ovat kuitenkin byrokraattisia ja ”hengettömiä”, koska ne on suunniteltu täyttämään ainoastaan laatujärjestelmästandardin vaatimukset. Tällainen järjestelmä jää helposti irralliseksi omaa elämäänsä eläväksi kiviriipaksi ja turhaksi kustannuseräksi. On mielenkiintoista, kuinka joillakin yrityksillä on varaa ylläpitää tällaista turhaa kustannuserää!

•Sisäisiä auditointeja pidetään oman työn turhana kyttäilynä
Yrityksen tulee arvioida omaa toimintaansa ja kehittää sitä tarvittavilta osin. Sisäiset arvioinnit ovat suomalaiseen yrityskulttuuriin aika vieras ja myös uusi lähestymistapa. Sisäisten arviointien, eli auditointien, roolia ei todellisuudessa ole ymmärretty eikä sisäistetty. Pahimmassa tapauksessa ne ovat muodostuneet syntipukkien jahtaamiseksi ja yleisen riitelyn kohteeksi.

•Kun sertifikaatti on saatu, sen käyttö on sitten siinä
Kun järjestelmälle vihdoin on hankittu ulkopuolisen hyväksyntä, eli sertifiointi, eivät yritykset uskalla tai osaa muuttaa järjestelmäänsä keveämmäksi vaikka tarvetta olisi.

Mikä siis neuvoksi?

Jos järjestelmä ei toimi, muuta sitä
Jos laatujärjestelmä ei palvele yritystoimintaa, kannattaa ottaa järki käteen. Järjestelmää voi muuttaa toimivammaksi pala palalta. Tämä vaatii kuitenkin kokonaisvaltaisen suunnitelman, miten järjestelmää kehitetään ja mihin suuntaan. Koska järjestelmässä on sovittu pelisääntöjä siitä, miten yritystoimintaa kannattaa toteuttaa, täytyy pelisääntöjen olla järkeviä. Tällöin kaikki yritystoiminnalle vieraat ja luonnottomat toiminnat kannattaa karsia tai muuttaa järkeviksi.

Sitoudu myös itse yritysjohtajana ja yrittäjänä ottamaan vastuu järjestelmästä
Koska laatujärjestelmä on johtamisjärjestelmä, kannattaa yrityksen johdon ottaa vastuun siitä, millaisia pelisääntöjä yritykseen luodaan ja varmistaa, että ne palvelevat yritystoiminnan tavoitteita. Johdon tehtäviin kuuluu yrityksen tavoitteiden luominen ja välittää näistä tieto koko henkilöstölle. Johdon on myös itse uskottava asettamiinsa tavoitteisiin, olla innostunut ja aidosti uskoa näiden toteutumiseen.

Seuraa säännöllisesti omaa yritystoimintaa
Yrityksen toimintaa tulee aina seurata. Nyrkkisääntönä toiminnan seuraamisesta voidaan sanoa, että hallitset sen, mitä seuraat - muu menee omalla painollaan. Tärkeää onkin valita, mitä toiminnoissa tulee seurata, jotta asetetut tavoitteet voidaan saavuttaa. Kaikkea et kuitenkaan pysty seuraamaan. Hyvään tulokseen päästään, kun seuranta keskittyy tuloksiin johtaviin toimenpiteisiin eikä vain tuloksiin. Esimerkiksi johdon kannattaa seurata toimenpiteitä, joilla yrityksen kannattavuus saavutetaan eikä pelkästään yrityksen taloudellista lopputulosta.

Kannusta yritysjohtajana ja yrittäjänä joukkuettasi omalla esimerkilläsi
Yritysjohdon sitoutuminen on avainasioita yrityksen toiminnassa ja henkilökunnan kan­nus­ta­mi­sessa. Sitoutuminen on sitä, että tehdään niin kuin on sovittu. Näin henkilöstön sitoutumista on myös mahdollista mitata. Sitoutumiseen liittyy henkilökohtainen kurinalainen toiminta. Voit saada henkilökunnan aidosti sitoutumaan yhteisesti sovittuihin toimintatapoihin vain näyttämällä itse esimerkkiä - et käskemällä.

Aseta selkeät tavoitteet sisäisille arvioinneille Sisäiset arvioinnit sitovat yrityksen avainhenkilöiden arvokasta aikaa. Tästä syystä turhia arviointeja ei kannata tehdä. Sisäiset arvioinnit saadaan toimiviksi, kun niillä on selkeä tavoite yritystoiminnan kehittämisessä ja toteutustapa on myös ihmisiä sekä heidän ammattitaitoaan arvostavia.

Lopuksi
Yritystoimintaa ja sen tavoitteita tukevat sovitut pelisäännöt, jotka ovat yrityksen laatujärjestelmä. Nämä toiminnankuvaukset ovat itse asiassa yhteisiä sopimuksia. Kun sisällytät yrityksesi toimintakuvauksiin selkeät toimintatavat, joilla yrityksen strategiset tavoitteet toteutuvat ja sovittujen toimenpiteiden seuraamisen, muuttuu laatujärjestelmäsi todelliseksi operatiiviseksi työkaluksi - johtamisjärjestelmäksi.

Osallistu keskusteluun

Ei kommentteja!

Lisää kommenttisi täyttämällä allaoleva lomake kokonaisuudessaan.



Jarmo Selin

Jarmo Selin

Jarmo Selin on turkulainen yrittäjä, liikkeenjohdon konsultti ja yritysvalmentaja, joka uskoo, että voittaja on se, jolla on eniten näkökulmia asioihin.

Aputeam Oy

Aputeam Oy

Henkilöstön vuokrausta ja välitystä, Rekrytointipalveluja

BLOGIT

Liedon Säästöpankki

Rahan takii

Liedon Säästöpankki

Yhteistyökumppaneiden blogit

Kokouspalvelut

Tuorlan Majatalo

Tuorlantie 1 E, Kaarina

A 40-100, KP 5-25, R 80. Kokoukset, juhlat,yritystilaisuudet, luontoaktiviteetit, hostellimajoitus kauniissa kartanoympäristössä. Kauttamme myös Tuorlan tiedekeskuksen tilojen vuokraus.

Lue uusin näköislehtemme

12/2019



Varsinais-Suomen Yrittäjä-lehti
to 12.12.2019


Seuraa meitä somessa