Julkaistu 15.02.2021 1          

Yrittäjä, vasta laskutus tuo liikevaihdon

Lue Turun yrittäjien puheenjohtajan Arto Kallion kolumni laskutuksen tärkeydestä.

Laahaavatko laskusi jäljessä? Onko urakkasi valmistunut, mutta laskut vielä tekemättä? Ovatko postimerkit tai kirjekuoret lopussa?

Joudutko ottamaan lisähenkilön laskuttamista varten? Miten laskutusjärjestelmäsi huolehtii maksuvalvonnasta? Nämä ovat isoja ja tärkeitä kysymyksiä, joiden pohjalta liiketoimintasi onnistuu tai epäonnistuu.

Jos vastaat näihin edellä mainittuihin kysymyksiin kyllä tai vähän epävarmasti, niin laskutuksessasi on asioita, jotka tulisi hoitaa paremmin ja suunnitelmallisemmin. Valitettavan usein kuulee yrittäjän suusta, että en ole vielä ehtinyt tekemään laskuja tai pohdintaa, miten saan nämä hyvin laskutettua tai koskahan asiakas maksaa laskunsa. Yrittäjä elää usein niin vahvasti oman työnsä kautta, että laskutus, puhumattakaan maksuvalvonnasta, jää usein toiselle sijalle.

Vasta laskuttaminen tuo liikevaihdon, ei pelkän työn suorittaminen. Voi kuitenkin olla niin, että hyvä kuukausi on kiinni niistä vielä lähettämättömistä laskuista. Laskutukseen liittyvät haasteet vievät valtavasti energiaa ja aikaa, joka voi lopulta vaikuttaa negatiivisesti yrityksen talouteen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Miten helpottaa ja sujuvoittaa laskutusta?

Miten yrityksesi laskuttaa?

Yrityksellä tulee olla oma laskutusprosessi, rutiini, jota noudatetaan säännöllisesti. Laskutusprosessi lähtee yrityksesi tarpeista, asiakkaistasi sekä yrityksen toiminnan laajuudesta, liiketoiminnallisista ja taloudellisista perusteista. Laskutuksen pitää palvella yrityksesi tapaa toimia, eikä toisinpäin. Kerran hyvin määritelty laskutusprosessi kestää aikaa ottaen huomioon erilaiset asiakastarpeet sekä opettaa asiakkaasi toimimaan johdonmukaisesti laskujesi kanssa sekä luo heillekin tietyt rutiinit niihin liittyen. Toimivan laskutusrutiinin avulla yrityksen talouden seuranta ja eurot on helppo muuttaa laskennallisiksi tavoitteiksi. Näin myös esim. pankin tai muun rahoittajan kanssa käytävät keskustelut sujuvat helpommin.

Laskutusprosessin määrittämisen jälkeen valitse yrityksellesi sopiva laskutusohjelma tai -järjestelmä. Markkinoilla on useita hyviä ja erilaisiin tarpeisiin sopivia laskutusohjelmia ja -järjestelmiä, joissa on vaihtelevasti ominaisuuksia esim. itse laskuttamiseen, kassavirran ja varaston seurantaan, tuotehallintaan sekä maksuvalvontaan liittyen. Muista kuitenkin aina oman yrityksesi tarpeet, äläkä tee valintaa sokkona tai varmuuden vuoksi kaikkein kattavimmat ominaisuudet valiten. Tee valinta juuri sen oman yrityksesi tarpeisiin pohjautuen. Ohjelmia tai järjestelmiä voi usein skaalata laajempiin kokonaisuuksiin myöhemmin tai voit liiketoiminnan kehittyessä myös vaihtaa järjestelmää. Muista huomioida myös kirjanpitäjäsi tarpeet sekä laskutusprosessin, että ohjelman osalta. Moni yritys pääsee liikkeelle edullisella tai ilmaisella laskutusohjelmalla, joista useat skaalautuvat melko vaativiinkin tarpeisiin. Tällöin yritys selviää pienillä kuluilla ja tästäkin säästyneet eurot voi käyttää yrityksen muuhun kehittämiseen.

Laskuttamisen pelisäännöt

Sovi laskuttamisen pelisäännöistä samalla, kun teet sopimuksen asiakkaasi kanssa. Pelisääntöjen tulee noudattaa yrityksesi laskutusprosessia, jotta sinulla on mahdollisimman vähän erilaisia pelisääntöjä, joita seurata. Pelisääntöjen sopimisen jälkeen noudata tätä sopimusta jokaisen tekemäsi työn valmistuttua. Yrittäjän ei kuulu olla toisen yrittäjän tai yrityksen pankki, sitä tehtävää varten ovat aivan muut toimijat!

Aloittaessasi yhteistyön uuden asiakkaan kanssa, aloita myös laskuttaminen heti sovittujen pelisääntöjen puitteissa ja laskuta jokaisesta työstä samalla tavalla, mieluusti heti työn valmistuttua. Laita tarvittaessa säännölliset laskutuspäivät kalenteriin. Mikäli sinulla on asiakkaita, joiden kanssa et ole sopinut laskutuksen pelisääntöjä, niin sovi asiakkaan kanssa tapaaminen ja käy tämä asia läpi sekä sovi noudatettavat pelisäännöt. Harvalla yrittäjällä tai yrityksellä on mitään sitä vastaan, että hyvin tehdystä työstä laskutetaan säntillisesti työn valmistuttua. Usein on jopa niin, että asiakkaallesikin on helpompaa, kun lasku kohdistuu oikeaan viikkoon kuukaudesta puhumattakaan. Pian huomaat, kuinka helpolla pääset, kun teet säntillisesti ja säännöllisesti laskut aina työn valmistuttua, eikä laskuaiheet keräänny pöytälaatikkoon.

Laskujen maksuvalvonta

Kun yritykselläsi on määritelty selkeä laskutusprosessi ja tiedät millä laskutat, on hyvä paneutua myös maksuvalvontaan. Maksuvalvonta tarkoittaa asiakkaittesi maksukäyttäytymisen seurantaa ja siihen reagointia tarpeen mukaan. Maksuvalvontaa voi tehdä itsenäisesti ja seurata yrityksen tililtä tai laskutusohjelman raporteista milloin maksut kotiutuvat. Tällöin yrityksessä pitää olla henkilö, jonka toimenkuvaan säännöllisesti tapahtuva seuranta kuuluu sekä tarvittaessa reagointi niihin esim. puhelimen tai sähköpostin avulla. Usein pelkkä yhteydenotto yrityksestä ei riitä, vaan tarvitaan ulkoistettua maksuvalvontaa, jossa mukana aktiivinen maksujen seuranta asiakkaan puolesta ja mahdollisuus myös perintään.

Ilman maksujen valvontaa ja laskujen aktiivista seurantaa voit joutua nopeasti uusien haasteiden pariin, yrityksesi rahaliikenne voi hidastua, laskujen kotiutuminen vaikeutuu ja jotkut asiakkaistasi voi ottaa tilaisuudesta vaarin ja pidentää omatoimisesti laskujenmaksuun käytettyä aikaa. Pahimmillaan yrityksellesi alkaa kerääntyä luottotappioita. Kerro asiakkaillesi laskutusrutiineistasi ja varmista tarvittaessa selustasi hyvän laskutus- ja maksuvalvontakumppanin kanssa tehtävällä sopimuksella.

Arto Kallio
Arto Kallio on yrittäjä ja BRANG Oy:n liiketoimintajohtaja. Hänen harrastuksiinsa kuuluu luonnossa samoilu, retkeily, vaeltaminen ja talvella murtomaahiihto. Hän rentoutuu parhaiten hyvän elokuvan tai nuotion äärellä.

Kommentit

Kiitos 18.02.2021 klo 11:02

Tärkeitä juttuja, joihin täytyy paneutua.


Lisää kommenttisi täyttämällä allaoleva lomake kokonaisuudessaan.

Trans Aarnio Oy

Trans Aarnio Oy

Autokuljetuksia, Kuljetusliikkeitä, Maanrakennusala, Paalutustöitä, Rakentaminen

Kokouspalvelut

Ruissalon Kylpylä

Ruissalon puistotie 640, Turku

www.ruissalospa.fi

Kokoukset, juhlat, tyhy-päivät, majoitus- ja ravintolapalvelut, sauna- ja allasosasto, oheisohjelmat.

Lue uusin näköislehtemme

04/2021



Varsinais-Suomen Yrittäjä-lehti
ma 19.04.2021


04-liite/2021



Liite
to 19.04.2021


Seuraa meitä somessa